"Por ello, es relevante aprender métodos que nos permitan administrarnos correctamente en el tiempo: en nuestras actividades laborales, profesionales, sociales, físicas, fisiológicas, espirituales y familiares, lo que redundará positivamente en nuestra calidad de vida", dice Jorge Contreras, facilitador del curso Optimización del Tiempo que se imparte en First Consulting Group. Se sugiere dividir en dos grandes grupos las actividades que debe realizar diariamente una persona.

El primero se conforma de las actividades urgentes o inmediatas. El segundo se refiere a las acciones que nos llevan a cumplir nuestros objetivos de vida, es decir, las que agregan valor a nuestra calidad de vida.

Diversos métodos

Stephen Covey, en su libro Primero lo primero (editorial Paidós), explica que existen cuatro cuadrantes en los que toda persona desarrolla sus actividades.

·  1º. Lo urgente e importante. Área que ocupan las crisis, los problemas apremiantes, las tareas que se vencen.

·  2º. No urgentes, pero importantes. Espacio para la prevención, la planificación, la recreación, para reconocer y aprovechar nuevas oportunidades.

·  3º. No importante, pero urgente. Es el campo de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no esenciales, pero necesarias.

·  4º. No urgente, no importante. Destinado a las trivialidades, la pérdida del tiempo.

Muchas de las personas que afirman que el tiempo no les rinde en lo absoluto están ubicadas en los cuadrantes uno y tres. Es peligroso cuando se hace de este desempeño un estilo de vida. Resulta desgastante y poco fructífero. A mediano plazo resulta insostenible.

Una persona que desee optimizar su tiempo, agrega el especialista, debe centrar su vida en el cuadrante dos, es decir, dedicar la mayor parte del tiempo a lo importante.

El tiempo es oro

De acuerdo con Grupo Lidex, Empresa consultora en la gestión de Recursos Humanos las siguientes acciones forman parte de un método para manejar el tiempo adecuadamente:

Planear. Haz una lista de objetivos a cumplir. Veinte minutos diarios de planeación pueden ayudarte a ahorrar una hora. Llevarlo a cabo diariamente te ahorrará cinco horas a la semana, lo que significa 250 horas al año, más de dos semanas extra de tiempo para alcanzar tus objetivos.

Jerarquizar. Decide qué actividades son las más importantes que deben encabezar la lista de actividades diarias. Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas que desempeñan, en su mayoría, son prioridad C, es decir, se pueden delegar (las A son las metas urgentes mientras que las B, de mediano valor).

Seguimiento. Haz las cosas de acuerdo con lo planeado y verifica los pasos de cada objetivo.

Según los especialistas, las ventajas de un óptimo manejo del tiempo son significativas:

·  Los empleados realizan más tareas en su horario.

·  Los departamentos y equipos cumplen las fechas de los proyectos con mayor facilidad.

·  La empresa atiende más clientes sin aumentar el personal, los equipos o el espacio de oficina.

·  Los gerentes destinan más tiempo a la búsqueda de oportunidades y menos a luchar con el papeleo o a atender reuniones improductivas.

El calendario marca el próximo inicio de 2004. Empieza ya a administrar uno de los más preciados recursos con los que puedes contar: tu tiempo.

Procura el equilibrio

¿Ha oído hablar del Karoshi? Si es así, ojalá que no sea por una experiencia cercana. Se trata del término japonés que se utiliza para denominar la muerte por exceso de trabajo.

De acuerdo con la Organización Mundial del Trabajo, Japón es una de las naciones con más altos niveles de mortandad entre hombres de entre 35 y 50 años de edad, quienes sometidos a altos niveles de estrés --derivados de largas jornadas laborales, con altos niveles de presión y un fuerte sentido de autoexigencia -- sufren colapsos generalizados.

Las empresas niponas, impulsoras, durante los años ochenta, de la imagen del éxito consolidada entre los workaholic, ahora saben que un empleado sin tiempo libre y sin vacaciones es poco productivo. En algunos casos, incluso, es fatal.

A tal efecto, son varias las compañías que ya implementaron el sistema de sellado de tarjetas de acceso para asegurar que sus trabajadores salgan a tiempo de sus empleos.

Considera este caso como un aspecto extremo de la torpeza en la administración de jerarquías. Busca un sano equilibrio en tu vida y tu negocio.

Visión Experta

Para Gerardo Jiménez, especialista de la American Management Association Internacional, empresa dedicada a la capacitación y desarrollo gerencial en México y varios países del mundo, "la administración del tiempo consiste en acomodar nuestras actividades en las 168 horas de la semana, para obtener los mejores resultados en los ámbitos profesional, familiar y personal".

Jiménez señala que para tener una administración total del tiempo es necesario:

1.Establecer prioridades en el ámbito laboral, familiar y también profesional.

2. Planear acciones y actividades.

3. Desarrollar sus propias habilidades interpersonales para así poder delegar responsabilidades, comunicarse de manera efectiva y motivar a su personal.

4. Eliminar obstáculos del tiempo como telefonemas, visitas inesperadas, y juntas largas e improductivas. Esto se logrará al establecer horarios de llamadas de atención a planeación y clientes, así como con la planeación de reuniones de trabajo delimitando bien los objetivos.

Haz la Prueba

A continuación reproducimos parte del libro Administración del Tiempo, de Mauro Rodríguez Estrada. Este cuestionario te permitirá evaluar cómo estás manejando tu tiempo. Entre más respuestas afirmativas tengas, mejor será el manejo de este recurso.

1.Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo. Sí/No

2.Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito. Sí/No

3.Diariamente hago una lista de pendientes; los jerarquizo por orden de importancia y trato de manejarlos en ese orden. Sí/No

4. Me dedico a tareas que soy capaz de realizar y no a cosas utópicas o improductivas. Sí/No

5.Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar la crisis e imprevistos. Sí/No

6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. Sí/No

7. Trato de manejar una sola vez la correspondencia que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo qué medida tomar sobre ella. Sí/No

8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones. Sí/No

9. Soy capaz de decir "no" cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. Sí/No

10. Practico la relajación para reducir las tensiones. Sí/No